Họp trực tuyến hay hội nghị trực tuyến với phần mềm Zoom Meeting đang dần trở nên phổ biến trong rất nhiều doanh nghiệp hiện nay. Vậy Zoom Cloud Meeting là gì? Cách tải và sử dụng phần mềm Zoom Meeting như thế nào? Sau đây South Telecom sẽ chia sẻ tất tần tật về Zoom Meeting qua bài viết này nhé
Tìm hiểu về phần mềm Zoom Cloud Meeting
Zoom Cloud Meeting được biết đến là một giải pháp cung cấp dịch vụ hội nghị truyền hình nổi bật dựa trên đám mây giúp các doanh nghiệp và tổ chức dễ dàng triển khai các cuộc họp trực tuyến từ bất cứ đâu, kể cả ngay trên các thiết bị di động như smartphone hay tablet.
Phần mềm Zoom Cloud Meeting là một giải pháp tuyệt vời cho việc họp online
Hiện nay, phần mềm Zoom đang được đánh giá là một ứng dụng phần mềm hoàn hảo cho những người hay đi công tác hoặc hay di chuyển từ nơi này đến nơi khác. Ngoài ra, Zoom còn là giải pháp tối ưu dành cho cho cuộc họp trực truyến giữa các phòng ban với nhau.
Không phải đơn thuần Zoom được nhiều người đánh giá cao như vậy. Những ưu điểm của Zoom thực sự là rất đáng nể trong việc chọn lựa giải pháp để họp hoặc hội nghị trực tuyến. Dưới đây là những ưu điểm của Zoom :
Chất lượng âm thanh của Zoom đang được đánh giá rất tốt và ổn định, cho cuộc họp được diễn ra xuyên suốt, không bị đứt quãng. Ngoài ra, việc chia sẻ màn hình với độ nét cao cũng là một điểm vô cùng lợi thế của Zoom , giúp cho việc xem chi tiết thông tin chia sẻ không gặp khó khăn hay trở ngại.
Zoom được phát triển đa nền tảng như Windows, Mac, iOS, Android và thiết bị từ máy tính đến điện thoại di động. Điều này giúp cho việc sử dụng Zoom trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Bên cạnh đó phần mềm họp trực tuyến Zoom Cloud Meetings có thể kết bạn và mời bạn bè sử dụng thông qua Email.
Zoom hỗ trợ đa dạng nền tảng và thiết bị
Với nhiều doanh nghiệp đang hoạt động ngoài thị trường thì việc sử dụng Zoom để hỗ trợ cho việc họp online sẽ mang đến sự tương tác một cách mới mẻ và chủ động trong công việc hơn. Các cuộc họp có thể được lưu cục bộ hoặc vào đám mây, dễ dàng tìm kiếm những lời thoại được thu âm trong quá trình họp. Ngoài ra, khả năng cho phép người tham gia chia sẻ màn hình của họ và trao đổi và kèm thêm bản ghi chú của mỗi bên khi có yêu cầu.
Đây chắc hẳn là câu hỏi của nhiều người quan tâm. Đối với phần mềm Zoom thì sẽ có 2 dạng đó là bản miễn phí và bản trả phí, tùy vào mục đích sử dụng mà chúng ta có thể chọn 1 trong 2 phương án này.
Bản miễn phí của Zoom sử dụng cũng khá ổn, tuy nhiên sẽ bị giới hạn nhiều tính năng ưu việt. Với bản miễn phí này sẽ thích hợp với những hội nhóm nhỏ và thời gian họp giới hạn. Dưới đây là những đặc điểm của phiên bản này:
Đối với những doanh nghiệp cần có sự đa dạng hóa trong cuộc họp thì nên sử dụng bản này. Ngoài những tính năng cơ bản hiện có, bản trả phí còn có thêm những tính năng như: thêm số lượng người kết nối, tăng thời gian họp lên 24h, báo cáo, ghi âm, địa chỉ URL tùy biến...
Về mức chi phí và những tính năng của từng gói cụ thể, các bạn có thể tham khảo tại Bảng tính năng và chi phí của phần mềm Zoom meeting để biết chi tiết hơn cho nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp mình nhé
Đầu tiên chúng ta cần có tài khoản để loggin vào để sử dụng phần mềm. Với tài khoản này, bạn có thể đăng ký bản miễn phí hoặc mua tài khoản để sử dụng tối đa những tính năng mà Zoom mang lại.
Tiếp theo chúng ta cần những thiết bị để kết nối như máy tính, laptop, smartphone... Dựa vào yêu cầu của các Doanh nghiệp, để cuộc họp trở nên chuyên nghiệp và chất lượng hơn thì sẽ cần trang bị thêm những thiết bị như: camera, micro, TV, máy chiếu...
Các trang thiết bị phục vụ cho việc họp online qua phần mềm Zoom
Bạn có thể tham khảo những trang thiết bị cho phòng họp tại: Những trang thiết bị họp trực tuyến cần thiết cho cá nhân và doanh nghiệp
Đầu tiên chúng ta cần mở 1 trình duyệt web bất kỳ và truy cập theo đường dẫn: https://zoom .us
Ở góc phải trên của trang chủ của web có nút SIGN UP, IT’S FREE. Chúng ta tích chọn để đăng ký tài khoản mới
Chúng ta điền email muốn đăng ký sử dụng, sau đó bấm vào nút Sign Up
Sau khi chúng ta thao tác xong, Zoom sẽ gửi 1 email kích hoạt vào mail mà chúng ta vừa đăng ký. Truy cập vào mail và kích hoạt tài khoản
Kích hoạt tài khoản Zoom qua email
Sau khi bấm kích hoạt, chúng ta sẽ được điều hướng đến trang điền thông tin tài khoản. Tại đây chúng ta điền các thông tin của mình vào.
Điền thông tin tài khoản Zoom
Một điều lưu ý là một khẩu của chúng ta phải có độ dài tối thiểu 8 ký tự, có ít nhất 1 chữ (a, b, c...), 1 số (1, 2, 3...) và bao gồm cả chữ IN HOA và chữ thường. Mật khẩu không được đặt các dạng như 11111111 hay aaaaaaaa hoặc những mật khẩu dễ đoán như 12345678, abcdefgh....
Sau khi điền xong hết chúng ta bấm vào Continue để tiếp tục đến phần tiếp theo
Ở bước tiếp theo, chúng ta có thể mời bạn bè sử dụng Zoom bằng cách nhập email của họ vào sau đó nhấp Invite
Nhập email của bạn bè, đồng nghiệp để mời họ sử dụng Zoom
Chúng ta có thể bấm Skip this step để bỏ qua bước này
Như vậy là đã xong quá trình tạo tài khoản Zoom . Cũng khá đơn giản đúng không nào!
Phía trên là cách để tạo tài khoản, để sử dụng tốt và ổn định, chúng ta nên tải ứng dụng Zoom theo đường dẫn sau: https://zoom .us/download. Có khá nhiều tiện ích để sử dụng, tuy nhiên phổ biến nhất vẫn là 2 dạng đó là Zoom trên máy tính và Zoom trên smart phone.
- Tải Zoom cho máy tính: Tại đây
- Tải Zoom cho điện thoại. Đây là ứng dụng rất hữu ích giúp cho những người thường xuyên di chuyển bên ngoài có thể họp dễ dàng hơn.
**Cách cài phần mềm Zoom Cloud Meeting cho máy tính
Bước 1 : Sau khi tải file Zoom Installer.exe cài đặt về xong, chúng ta nhấp mở để tiến hành cài đặt phần mềm
Chạy file vừa tải về để cài đặt Zoom
Bước 2: Chờ trong khoảng 30s để phần mềm được cài đặt vào máy
Chờ khoảng 30s để phần mềm được cài đặt
Sử dụng Zoom cũng khá đơn giản, vì có nhiều thiết bị nên trong bài viết này, chúng tôi chỉ xin giới thiệu cách sử dụng và tạo phòng họp trên máy tính vì đây là cách hiện đang được phổ biến nhất.
Ở màn hình máy tính, nhấp chuột vào biểu tượng phần mềm Zoom để khởi động phần mềm.
Chúng ta chọn vào Sign in, sau đó nhập tài khoản và mật khẩu đã được tạo trước đó để đăng nhập vào Zoom
Giao diện sau khi đăng nhập vào Zoom
Sau khi đăng nhập, giao diện của Zoom sẽ có 4 mục chính
Bấm chọn vào New Meeting để bắt đầu tạo một cuộc họp mới. Có 2 cách tạo phòng họp: cách mặc định và cách mở rộng như hình bên dưới
Cách tạo một cuộc họp mới trong Zoom
Để mời người khác vào phòng họp, chúng ta chỉ cần bấm vào Invite. Sau đó có thể gửi email hoặc theo danh bạ có sẵn để mời người khác vô phòng họp
Mời người khác vào họp thông qua email hoặc các danh bạ có sẵn trên Zoom Meeting
Nếu mời bằng email thì người được mời chỉ cần nhấp vào link trong mail là có thể vào phòng họp.
Để lên lịch họp trong tương lai, tại giao diện sau khi vừa đăng nhập vào Zoom , chúng ta chọn vào Schedule để lên lịch.
Giao diện lên lịch họp trong tương lai của phần mềm Zoom Cloud Meeting
Diễn giải các thành phần trong mục lên lịch họp
Trong giao diện chính, chọn vào ô chức năng Join, sau đó nhập những thông tin ở ô chức năng để tham gia vào một cuộc họp đang được diễn ra
Cách tham gia một cuộc họp đang diễn ra trong Zoom
Để chia sẻ màn hình cho một cuộc họp. Trong giao diện chính chúng ta sẽ chọn vào ô chức năng Share Screen, sau đó nhập ID hoặc Share Key của phòng họp đó.
Cách chia sẻ màn hình trong Zoom
Việc họp trực tuyến trong doanh nghiệp đang là nhu cầu rất cần thiết cho các doanh nghiệp. Hãy đăng ký phần mềm Zoom Cloud Meeting ngay hôm nay để có những trải nghiệm tốt nhất!
